Tra gli strumenti che le aziende possono utilizzare per stringere rapporti profittevoli e duraturi con il cliente, conquistandone attenzione e fiducia, non possono mancare quelli digitali, tra cui vi sono le e-mail.
La posta elettronica è un mezzo di comunicazione personale e intimo, accessibile solo all’utente, il quale viene adoperato sia per fini professionali che personali. Mandare una mail è come inviare una lettera, instaurando una comunicazione sicuramente unidirezionale, ma molto intensa. Sembra quasi un love affair e, nonostante possa risultare difficile crederci, in un certo senso lo è.
In base a quanto detto, è chiaro che l’obiettivo della mail è quello di sfruttare questa situazione per conquistare i sentimenti del lettore ed entrare nella sua testa.
Esiste la “ricetta per l’e-mail perfetta”? Assolutamente no: a seconda di ciò che si vuole promuovere o comunicare, le scelte possono seguire direzioni molto differenti. In ogni caso, però, è bene seguire delle linee generali.
L’e-mail è uno strumento molto potente anche grazie alla sua struttura. Quando un utente riceve un messaggio di posta elettronica, infatti, le prime informazioni che riesce a vedere sono il mittente e l’oggetto, il quale è un’anticipazione del contenuto del messaggio.
E proprio l’oggetto deve essere adeguatamente elaborato. Bisogna porsi una domanda molto semplice, ma la cui risposta richiede lunghe riflessioni: “qual è una frase che può focalizzare l’attenzione?“. Generalmente, rivolgersi direttamente alla persona è una strategia vincente. “Tutto ciò che ti serve per raggiungere il tuo obiettivo” funziona meglio di “Tutto ciò che è utile per raggiungere l’obiettivo”, almeno in linea di massima. Oppure, può essere utile dare un assaggio di ciò che è contenuto nel messaggio vero e proprio, proponendo un elenco numerato preciso (“5 elementi che ti servono per…”, ad esempio). Di certo, anche l’originalità e l’entusiasmo possono essere d’aiuto, naturalmente in base al contesto.
Un oggetto “suadente” e interessante non è sufficiente a conquistare la fiducia del lettore. Il contenuto della mail, quindi, deve essere curato nei minimi particolari. Il linguaggio da adottare deve essere professionale e serio, ma al contempo non troppo impostato: il focus è quello di entrare nella vita della persona, e per farlo è necessario che questa sia a proprio agio. Le forme di cortesia, dunque, sono molto gradite: salutare all’inizio del testo e ringraziare per l’attenzione alla fine contribuisce (sebbene lievemente) ad aumentare il valore percepito del mittente.
Nel testo non sono ammessi messaggi ridondanti, confusi o poco chiari: bisogna essere padroni di ciò che si vuole comunicare. E anche la lunghezza del testo va modulata, poiché la mail è un mezzo di comunicazione relativamente veloce e non può incollare l’utente allo schermo per troppo tempo. Infine, decorarla con qualche elemento grafico non può certo creare danni, ma senza esagerare.
Se hai bisogno di ulteriori consigli per elaborare la mail perfetta da inviare ai tuoi potenziali clienti, non esitare a contattarci.
